När ett mål kommer till domstolen registreras det på någon av domstolens tre beredningsenheter som alla är specialiserade på olika typer av mål. En justitiesekreterare gör därefter en inledande utredning och en preliminär bedömning av om målet kan vara aktuellt för prövningstillstånd. Om justitiesekreteraren bedömer att det kan bli aktuellt med prövningstillstånd föredras målet för tre justitieråd. Om inte, föredras målet för ett justitieråd. Även i det fallet kan justitierådet bestämma att målet ska föredras för tre justitieråd.
Behov av vägledning (prejudikat)
Högsta förvaltningsdomstolen är en prejudikatinstans, vilket betyder att domstolens uppdrag är att ge vägledning i juridiska frågor som myndigheter och förvaltnings- och kammarrätterna runt om i landet behöver vägledning i. Detta är en skillnad i förhållande till förvaltningsrätterna och kammarrätterna, som ska bedöma om de mål som kommer in till dessa domstolar har rätt utgång.
Centralt för om ett mål ska beviljas prövningstillstånd är om det finns behov av ett prejudikat avseende den fråga som är aktuell i målet. Frågan i målet ska alltså röra en juridisk frågeställning som myndigheter och domstolar behöver vägledning i.
Att det saknas praxis eller att det finns kammarrättspraxis som spretar på grund av att kammarrätterna har dömt olika i en viss fråga kan vara skäl för Högsta förvaltningsdomstolen att meddela prövningstillstånd. Att det är ny lagstiftning på gång rörande frågan talar däremot emot prövningstillstånd eftersom värdet av ett prejudikat i så fall snart är överspelat.
Högsta förvaltningsdomstolens uppdrag att ge vägledning i juridiska frågor innebär att det kan vara prejudikatintressant vilka beviskrav som generellt ska gälla i en viss typ av mål, men däremot inte om en enskild person eller en myndighet uppfyller beviskraven i ett enskilt fall.
För att ett vägledande avgörande ska bli tydligt måste målet i sig vara lämpligt att använda för ett prejudikat. Att ett mål innehåller oklara omständigheter eller bevisfrågor talar därför emot att prövningstillstånd meddelas i målet.
Nya omständigheter eller ny bevisning är i regel inte något som kan tas upp i en prejudikatinstans.
Synnerliga skäl
Utöver när det behövs vägledning i viss fråga kan Högsta förvaltningsdomstolen meddela prövningstillstånd i ytterligare en situation, nämligen om det finns synnerliga skäl. Synnerliga skäl för prövningstillstånd kan vara att utgången i kammarrätten beror på ett grovt förbiseende eller misstag som inte är hänförligt till den juridiska bedömningen. Det kan till exempel handla om att domstolen har tillämpat fel lag eller att ett beslut har fattats av någon som inte har haft behörighet att fatta beslutet. Prövningstillstånd på grund av synnerliga skäl är väldigt sällsynt, det meddelas bara någon gång per år.
Om prövningstillstånd inte meddelas
Ett beslut att inte bevilja prövningstillstånd kan inte överklagas. Genom Högsta förvaltningsdomstolens beslut att inte bevilja prövningstillstånd är målet slutgiltigt avgjort och det betyder att underinstansens avgörande gäller. Ett beslut om att Högsta förvaltningsdomstolen inte meddelar prövningstillstånd ska inte tolkas som att Högsta förvaltningsdomstolen, eller de justitieråd som undertecknar avgörandet, instämmer i underinstansernas bedömning.